Los profesores N. Romano y J. Nunamaker realizaron un análisis del tiempo que le dedican los empleados en puestos medios y altos a reuniones de trabajo y encontró un rango que iba de 25% a 80%.

En muchos casos, estas personas se quejaban de tener una cultura de “reunionitis”,  “reuniones improductivas”, “reuniones donde no era necesaria su presencia” o “reuniones informativas que bien podían suplirse con un email”.

Una organización que cae en una cultura de “reunionitis” sufre de pérdida de tiempo masiva, en especial cuando, en honor a la buena comunicación, las reuniones son replicadas en cascada a todos los niveles.

Brindamos aquí algunas sugerencias para optimizar el uso de reuniones a las estrictamente necesarias:

Escribe lo que quieres lograr de la reunión. ¿Se trata de informar o comunicar algún tema? ¿Podría hacerse por medio de un comunicado? O se trata de tomar una decisión, construir algo con el aporte de los participantes, para lo cual es fundamental la reunión.

  • Asegúrate que los objetivos estén claros para todos los participantes desde la convocatoria.
  • Elabora una agenda detallada.
  • Piensa quién debe asistir; elabora una lista. Luego revísala y piensa en el rol de cada participante. Mientras menos gente, más eficiente será la reunión.
  • Envía con anticipación los documentos e información necesaria para que todos tengan tiempo de revisarlos y lleguen preparados.
  • Que la invitación requiera respuesta de parte de los participantes y que quede grabada en sus agendas. Así se evitan olvidos.
  • Inicia a la hora con los que estén, de esta manera se imprime una cultura de puntualidad. Un truco aquí es iniciar con algún tema que no sea crítico para todo lo que sigue de la reunión. Algunas sugerencias son: hablar del contexto, revisar avances anteriores, revisar la agenda de la reunión, contestar preguntas.
  • Toma notas, llega a acuerdos y clarifica siguientes acciones. Estas prácticas fomentan la acción inmediata posterior a la reunión.
  • No permitas celulares y evita computadoras, estos distractores generan baja concentración y participación, así como, dilación de la reunión.
  • Si la reunión es larga facilita café, líquidos y algo de comer tipo galletas. Así nadie tendrá que salir del recinto.
  • Calendariza menos tiempo del que piensas que la reunión necesita, esto ayuda a que te enfoques y no pierdas tiempo en temas no relevantes para el objetivo de la reunión.
  • Asegura que la agenda fluya. Si se atraca en algún tema usa la herramienta de “parqueo”: escribir en un papelógrafo o pizarra el tema de controversia para tratarlo en otro momento.
    Esta técnica es muy recomendada cuando saltan temas que no están directamente relacionados con el objetivo de la reunión pero son importantes, y ayuda a destrabar la conversación y a que los participantes se sientan atendidos en los temas que traen a la reunión.
  • Termina a la hora. Todos tienen otras responsabilidades esperándolos. Esto te generará respeto y credibilidad.

 

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